Entre las funciones principales que tiene una secretaria están la gestión de la agenda, manejar datos confidenciales y la atención al público.
La secretaría es la persona que tiene a su cargo llevar a cabo tareas de asistencia administrativa en el ambiente de una oficina. Este trabajo puede ser realizado por una mujer o por un hombre, aunque lo más común es que sea desarrollado por una mujer.
Normalmente las secretarías se encargan de asuntos confidenciales de personas que tienen jerarquía dentro de la compañía como gerentes, directores, presidentes, etcétera. Esto las posiciona como la mano derecha del ejecutivo para el cual están laborando. Algunas naciones en el mundo le dedican un día de celebración en el año a las secretarias para reconocer y agradecer su labor, el día puede variar según el país.
¿CUALES SON SUS FUNCIONES?
Funciones de una Secretaria
Atender al público
La secretaria responde llamadas y mantiene un registro de la razón de las mismas y de cualquier dato que permita a su jefe realizar un seguimiento de la situación. De igual forma, la secretaria es la persona que da el recibimiento a los visitantes en la oficina. Por esta razón es sumamente importante que tenga un aspecto que vaya a tono con la imagen corporativa de su trabajo.
Gestionar la agenda
Otra de las funciones de la secretaria es mantener un control diario de la agenda del empleador. En este lugar organiza los compromisos laborales, personales y ocasionales. También lleva un registro de los datos de cada una de las instituciones y personas que están relacionadas al ejecutivo o ejecutiva para quien trabaja.
Control de información sensible a nivel externo e interno
La secretaria maneja de forma eficiente y adecuada cualquier información que sea de trascendencia para el desarrollo de la institución o empresa en la que trabaja. La secretaria controla los documentos legales que pueden ser necesitados por instancias gubernamentales, tiene acceso a los datos del ambiente o de cualquier actor que se relacione con la compañía. Esta información se gestiona de manera oportuna, discreta y eficiente.
Gestionar documentos
La secretaria escribe los correos que obtiene su jefe y también escribe, archiva y responde la mayor parte de las notificaciones, cartas, correos electrónicos y memorandos. Es conveniente que la secretaria sepa manejar algunas aplicaciones tecnológicas que facilitan la preparación de estos documentos con rapidez y agilidad.
La secretaria mantiene un control sobre la base de datos de contactos de su jefe, archivando los mensajes escritos, documentos de interés y actas de asamblea de la oficina. La secretaria se hace responsable de llevar apuntes sobre asuntos importantes tratados en las reuniones de interés.
Vigilancia en la administración
Otra de las funciones de la secretaria es mantener atención sobre el cumplimiento de los procedimientos y políticas que se requieren para proteger y cuidar los bienes de la institución o de la empresa para la que trabaja. Tomando en cuenta el nivel jerárquico de su empleador o jefe, la secretaria tiene la capacidad de validar de forma exacta los datos que expone detalladamente las operaciones del presupuesto.
Elaborar presentaciones
Usualmente un ejecutivo hace presentaciones de reportes que jerarquizan y resumen los datos, la secretaria suele servir como asistente y ayudante en esta tarea. En este sentido, la secretaria se encarga de verificar que la información expuesta en la presentación sea correcta, que ests no tenga errores ortográficos y se relacione directamente a la identidad gráfica de la compañía.
Organizar la compañía
La secretaria mantiene y opera los mobiliarios y equipos que forman parte de la oficina, tales como: fotocopiadoras, teléfonos, proyectores, impresoras, archivadores, muebles, etcétera. La secretaria controla el inventario de los equipos y los insumos de oficina. Se encarga de los sistemas de archivos electrónicos y físicos para que la información se encuentre disponible de forma fácil cuando sea necesitada.
La secretaria debe también procurar que su espacio de trabajo se vea organizado y limpio, debido a que es uno de los primeros lugares que las personas ajenas a la compañía pueden observar cuando ingresen a las instalaciones.
Bibliografía
Referencias, créditos & citaciones APA:
Revista educativa Funcionesdel.com. Equipo de redacción profesional. (2019, 05). Funciones de una secretaria. Escrito por: Redactores Profesionales. Documento obtenido en fecha , desde el sitio web profesional y educativo:https://www.funcionesdel.com/general/funciones_de_una_secretaria.html.
